Quản Trị Chi Phí Là Gì? Cách Kiểm Soát Chi Phí Cho Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc quản trị chi phí đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về “Quản trị chi phí” và cách thức kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Trong bài viết này, SAPP Academy sẽ bật mí cách thức quản trị chi phí để giúp doanh nghiệp có được một chiến lược tài chính bền vững và phát triển trong dài hạn.

1. Quản trị chi phí là gì?

Quản trị chi phí là quá trình phân tích thông tin tài chính (chi phí, doanh thu) và phi tài chính (năng suất, chất lượng) liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách tập trung vào chi phí và doanh thu, quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tìm ra các cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tập trung vào các điểm mạnh của mình.

Ngoài ra, quản trị chi phí còn giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ mà không tăng chi phí, nhận diện các nguồn lực có chi phí thấp nhất để cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Với việc áp dụng quản trị chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.

Xem thêm: Tài Chính Doanh Nghiệp Là Gì? Tìm Hiểu Về Ngành Tài Chính Doanh Nghiệp

2. Tại sao phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp?

Mỗi doanh nghiệp được thành lập với mục đích tối đa hóa lợi nhuận, tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường. Vì vậy, mô hình tổ chức trong doanh nghiệp sẽ khác biệt so với các tổ chức không vì lợi nhuận như các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội hay tôn giáo.

Doanh nghiệp có thể chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng cung cấp, tạo ra sự đa dạng và phong phú trên thị trường: Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ và bán cho khách hàng hoặc cho một doanh nghiệp khác, được gọi là doanh nghiệp sản xuất. Nếu doanh nghiệp mua hàng từ các doanh nghiệp sản xuất khác và bán cho người tiêu dùng, thì đó là doanh nghiệp thương mại. Còn nếu doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ như bảo hiểm, ngân hàng, kế toán,… thì được xem là doanh nghiệp dịch vụ.

Mặc dù các doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau, nhưng hoạt động chính của chúng là chuyển đổi các nguồn lực kinh tế khác nhau thành các nguồn lực có giá trị cao hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong kế toán, việc tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của doanh nghiệp được coi là chi phí. Chi phí là số tiền đã sử dụng để thực hiện một mục đích cụ thể.

Đối với các nhà quản lý, kiểm soát chi phí của doanh nghiệp là vấn đề cực kỳ quan trọng, bởi lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào việc quản lý chi phí hiệu quả. Chính vì vậy, việc kiểm soát chi phí quản lý của doanh nghiệp là rất quan trọng và cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

3. Xác định chi phí trong doanh nghiệp

Tổng chi phí của doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí chung, các chi phí này được xác định như sau:

• Chi phí lao động trực tiếp: là tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho công nhân lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ cụ thể;
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm giá mua nguyên vật liệu, chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng và tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn kho;
• Chi phí chung: Bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí có thể được phân loại thành hai loại chính: Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi tỉ lệ thuận với mức sản lượng và chi phí cố định là chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi.

Đối với nhà quản lý, kiểm soát chi phí là một trong những nhiệm vụ chính trong việc quản lý doanh nghiệp, vì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi những chi phí đã chi ra.

4. Cách kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Thông tin về chi phí đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp nhà quản lý ra quyết định chính xác. Tính toán và kiểm soát chi phí là cách để doanh nghiệp duy trì ngân sách và đánh giá giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí không chỉ đơn thuần là bài toán tài chính, mà còn phải dựa trên việc quản lý nhân sự của nhà quản lý. Trong thời đại hội nhập hiện nay, đây được xem là vấn đề cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Thường thì các doanh nghiệp áp dụng chiến lược cắt giảm chi phí, duyệt gắt từng khoản chi và nhắc nhở nhân viên tiết kiệm để kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, kết quả thường không như mong đợi của doanh nghiệp và một số nhân viên có thể đánh giá giám đốc là người “keo”.

Trong thời điểm hiện nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, thường gặp phải sự lộn xộn giữa việc kiểm soát chi phí và cắt giảm chi phí, cùng với khó khăn trong việc xây dựng ý thức tiết kiệm cho nhân viên. Hậu quả không mong muốn là doanh nghiệp thường phải tốn nhiều thời gian để giải quyết các chi phí phát sinh ngoài ý muốn, đồng thời khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên cũng ngày càng tăng.

Dưới đây là một số bước kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp:

4.1 Lập định mức chi phí

Để bắt đầu quản lý chi phí, doanh nghiệp cần lập định mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn liên quan đến từng trường hợp cụ thể. Điều này yêu cầu phải phân tích hoạt động của doanh nghiệp và nghiên cứu dữ liệu trước đó để so sánh giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Việc này giúp doanh nghiệp có căn cứ để đưa ra quyết định và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

4.2 Xác định chi phí thực tế

Để xác định chính xác chi phí thực tế, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin từ nhiều phòng ban khác nhau. Phòng kế toán không thể làm việc độc lập trong việc này. Các khoản chi phí phải được phân loại rõ ràng và phân bổ cho từng loại chi phí cụ thể. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích biến động giá cả trên thị trường và so sánh với định mức đã thiết lập để xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế và định mức. Đồng thời, việc khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động cũng là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí.

Sau khi xác định được nguyên nhân biến động chi phí, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí của từng bộ phận và nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí và đưa ra cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí. Đồng thời, các chế độ thưởng phạt hợp lý cũng cần được đưa ra để thúc đẩy ý thức tiết kiệm chi phí của nhân viên.

4.3 Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí

Làm thế nào để đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc giảm chi phí và có ý thức trong việc kiểm soát chi phí? Các phương pháp có thể áp dụng như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí, tổ chức các buổi trao đổi với nhân viên để nâng cao nhận thức của họ về việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp.

4.4 Tham gia và trao đổi

Cách tham gia và trao đổi với nhân viên về chi phí rất quan trọng nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Thay vì cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu, bạn nên cung cấp thông tin về chi phí bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu, ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả, bạn nên thường xuyên thay đổi và làm mới các thông báo để tránh tình trạng quá quen thuộc.

4.5. Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí

Mặc dù nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí, tuy nhiên họ lại có vai trò quan trọng trong việc tạo ra chi phí. Do đó, cần khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “tham gia là bị ràng buộc”, tức là khuyến khích nhân viên tham gia để tạo sự ràng buộc giữa các nhân viên và việc kiểm soát, quản lý chi phí của công ty.

Để khuyến khích nhân viên tham gia, cần tạo ra môi trường trao đổi thông tin về chi phí. Thông tin này có thể nằm ở bản thân họ, bộ phận làm việc của họ hoặc ở các bộ phận khác. Việc trao đổi thông tin như vậy sẽ tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên.

Ngoài ra, cần khuyến khích nhân viên đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Những đề xuất này có thể được tạo ra từ sự sáng tạo của nhân viên và cần được tôn trọng và khuyến khích bởi các nhà quản lý. Cần có chế độ khen thưởng thích hợp cho những đề xuất hiệu quả và cả những đề xuất không hiệu quả cũng cần được đánh giá và có phản hồi để nhân viên thấy được ý kiến của mình được quan tâm và tôn trọng.

5. Vai trò của chứng chỉ CMA với nhân sự đảm nhiệm vị trí quản trị chi phí

• Quản trị chi phí hiệu quả hơn: Chứng chỉ CMA giúp các chuyên gia quản trị chi phí nắm bắt được những phương pháp, công cụ, kỹ thuật mới nhất để quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Với việc nắm vững các kỹ thuật này, họ có thể đưa ra quyết định chi phí chính xác, giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận;
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Chứng chỉ CMA cung cấp kiến thức và kỹ năng về quản trị chi phí sản xuất, giúp những người có chứng chỉ này có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, đưa ra quyết định về sản phẩm và quy trình sản xuất phù hợp để giảm thiểu chi phí;
• Đưa ra các chỉ tiêu chi phí phù hợp: Chứng chỉ CMA giúp các chuyên gia quản trị chi phí đưa ra các chỉ tiêu chi phí phù hợp, giúp đánh giá chi phí, quản lý chi phí và tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp;
• Giúp quản trị chi phí chuyên nghiệp hơn: Chứng chỉ CMA giúp các chuyên gia quản trị chi phí nắm bắt được các quy định, chính sách, quy trình, thực tiễn và cập nhật các thông tin mới nhất về quản trị chi phí, từ đó giúp họ có thể quản trị chi phí một cách chuyên nghiệp hơn;
• Tăng cơ hội việc làm và phát triển sự nghiệp: Chứng chỉ CMA được công nhận và tôn trọng bởi các doanh nghiệp trên toàn thế giới, giúp những người có chứng chỉ này dễ dàng tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực quản trị chi phí và có cơ hội phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.

Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình khóa học CMA nhằm nâng cao kiến thức, các bạn có thể tham khảo khóa học CMA tai SAPP Academy với đội ngũ giảng viên dày kinh nghiệm cũng như lộ trình học bài bản giúp bạn có kiến thức nền tảng vững trong phát triển công việc và sự nghiệp của mình.

Tạm kết

Như vậy, quản trị chi phí là một khía cạnh rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, quản trị chi phí còn giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí và đưa ra các đề xuất giảm chi phí.

Vì vậy, đây là một lĩnh vực mà các doanh nghiệp cần quan tâm và đầu tư để đạt được sự phát triển bền vững trong tương lai.