“Cần Cởi Mở Hơn Với Những Thay Đổi Đến Từ Công Nghệ”: Lời Khuyên Từ Kế Toán Trưởng Pfizer Vietnam Cho Nhân Sự Trẻ Ngành Kế Toán - Tài Chính

1. Các doanh nghiệp đa quốc gia đang áp dụng công nghệ vào vận hành như thế nào?

Các “ông lớn” thường là những người tiên phong trong việc áp dụng công nghệ vào quá trình vận hành doanh nghiệp. Các tập đoàn đa quốc gia sẵn sàng chi hàng chục triệu đô cho hệ thống công nghệ để có thể tối ưu hoá quy trình vận hành và quản lý hàng nghìn chi nhánh, ở hàng trăm quốc gia trên thế giới một cách tức thì. Những tiến bộ công nghệ nổi bật được áp dụng trong lĩnh vực Kế toán - Tài chính có thể kể đến là hệ thống ERP và RPA.

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản thì ERP là một hệ thống liên kết tất cả các phòng ban của doanh nghiệp. Nếu như trước đây mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm khác nhau thì với ERP, mọi phần mềm (module) sẽ được tích hợp vào một hệ thống duy nhất. Có 2 phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay là SAP và Oracle.

ERP chỉ mới trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tuy nhiên, ở các tập đoàn đa quốc gia như Unilever, ERP đã được áp dụng từ cách đây hơn 1 thập kỷ. Ở các tập đoàn toàn cầu, họ không sử dụng 1 phần mềm đơn lẻ mà sử dụng cả 1 hệ sinh thái ERP. Lõi của hệ sinh thái vẫn là SAP và Oracle nhưng xung quanh được kết nối với 1 mạng lưới các chức năng khác nhau. 

Các chức năng trong hệ sinh thái ERP

Ví dụ, việc mua hàng từ nhà cung cấp được thực hiện trên một phần mềm tên là SAP Ariba. Trên đây sẽ có một danh sách các nhà cung cấp và sản phẩm được tạo sẵn. Phòng mua sẽ thực hiện hoạt động mua bán trực tuyến như trên các sàn thương mại điện tử Shopee hay Lazada. Nếu chi phí nằm trong mức ngân sách cho phép, đơn hàng sẽ được tạo thành công và chi phí sẽ được ghi nhận vào đầu tài khoản phù hợp trên sổ sách của phòng Tài chính - Kế toán.

Một ví dụ khác là trường hợp kê khai chi phí công tác của nhân sự. Từ khi có ERP thì nhân sự không còn phải kê khai bằng giấy nữa. Nếu như trước đây kế toán phải đối chiếu và nhập liệu thủ công thì hiện nay tất cả được thực hiện trên một phần mềm tên là SAP Concur. Kế toán sẽ cài đặt sẵn những trường thông tin cần thiết trên hệ thống, nhân sự chỉ việc nhập liệu và cung cấp hoá đơn điện tử trên Concur. Quá trình làm việc liên phòng ban trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Hệ thống ERP liên kết các phòng ban, giúp dữ liệu được “quy về một mối” và mọi đề xuất được phê duyệt đúng thứ bậc. Nhờ vậy, báo cáo được cập nhật real-time, giúp các nhà quản trị dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát và ra quyết định. Trong tương lai, chị Trang dự đoán ERP sẽ ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là tại các doanh nghiệp FDI: “Các nhà đầu tư nước ngoài sẽ mong muốn có thể xuất dữ liệu trực tiếp trên hệ thống để kiểm tra, đánh giá chứ không muốn sử dụng dữ liệu được cung cấp sẵn từ phía doanh nghiệp. ERP cũng tạo điều kiện cho hoạt động Kiểm toán nội bộ được diễn ra suôn sẻ hơn”.

Một công nghệ nổi bật nữa trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán phải kể đến RPA (Robotic Process Automation). Đây là một hệ thống tự động được áp dụng công nghệ Machine Learning. RPA được sử dụng để tự động hoá các tác vụ có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày.

Công nghệ RPA đang dần trở thành xu hướng trong lĩnh vực Kế - Kiểm - Tài chính

Ví dụ như việc xử lý hoá đơn. Ở Unilever, trung bình mỗi ngày kế toán phải xử lý khoảng 200-300 hoá đơn. Khi không có RPA, kế toán phải kiểm tra và nhập tay từng trường thông tin một và mất cả một ngày dài. Tuy nhiên, RPA có thể thực hiện việc này trong vòng vài phút. Chính vì vậy, phòng Kế toán trước đây có 12 người, sau khi áp dụng RPA chỉ còn có 4 người. 

RPA có thể được “dạy” để thực hiện nhiều tác vụ khác, ví dụ như việc kiểm tra và xử lý đơn hàng trên hệ thống. “Ta có thể dạy bot từng thao tác: mở phần nào, kiểm tra ở đâu, có lỗi thì email báo cho ai. Việc của người làm Tài chính - Kế toán khi này chỉ là kiểm tra và đánh giá kết quả trả ra từ bot”.

Theo chị Trang, việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Tài chính sẽ ngày càng trở nên phổ biến. Thậm chí trong tương lai gần, việc lập Báo cáo tài chính cũng có thể diễn ra một cách tự động. Điều này đặt ra câu hỏi rằng: Vai trò của người làm Tài chính - Kế toán sẽ thay đổi như thế nào khi công nghệ đã có thể thay thế con người trong một số tác vụ?

2. Vai trò của người làm Kế toán - Tài chính trong thời kỳ “bùng nổ” công nghệ số

Trở lại với câu chuyện của chị Trang, việc Kế toán đang dần bị thay thế bởi máy móc là thực tế đang diễn ra tại các tập đoàn lớn. Cùng một công việc, con người mất 8 giờ để xử lý còn RPA chỉ mất vài phút. Phòng Kế toán 12 người bị cắt giảm còn 4 người. Rõ ràng việc áp dụng RPA thay cho con người sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và tăng năng suất lao động. Vậy làm thế nào để ta trở thành “người được chọn” trong cuộc cạnh tranh với máy móc?

Theo chị Trang, doanh nghiệp sẽ ưu tiên giữ lại các nhân sự có kiến thức nền tảng cao. “Doanh nghiệp không cần một nhân sự chỉ biết nhập số liệu lặp đi lặp lại như một con robot. Cái doanh nghiệp cần là khả năng nhạy bén, hiểu ngành, hiểu việc để “sense” được các chứng từ đó đang đúng hay sai, có vấn đề hay không. Thời gian tiết kiệm được nhờ RPA nên dành cho các công việc nặng về phân tích, đánh giá, ra quyết định”.

“Doanh nghiệp không cần một nhân sự chỉ biết nhập số liệu lặp đi lặp lại như một con robot. Cái doanh nghiệp cần là khả năng nhạy bén, hiểu ngành, hiểu việc để “sense” được các chứng từ đó đang đúng hay sai, có vấn đề hay không. Thời gian tiết kiệm được nhờ RPA nên dành cho các công việc nặng về phân tích, đánh giá, ra quyết định”.

Ngoài ra, chị Trang cũng nhấn mạnh rằng ngay cả khi có những hệ thống công nghệ tối tân nhất, vai trò của con người vẫn không thể bị lay chuyển. “Nếu ai hỏi chị rằng: Làm Tài chính - Kế toán chỉ phụ thuộc vào hệ thống điện tử mà bỏ qua hệ thống “chạy bằng tay” có được hay không, thì câu trả lời là không. Bởi, bạn không thể biết được khi nào hệ thống của bạn sẽ gặp vấn đề. Bỗng dưng một ngày đẹp trời, hệ thống gặp lỗi, bạn không thể dự báo được nó sẽ hỏng trong bao lâu. Khi ấy, vai trò của người làm Tài chính - Kế toán rất quan trọng vì ta sẽ là những người trực tiếp cùng IT khắc phục hệ thống”.

Ngoài ra, theo chị Trang, bất cứ hệ thống nào dù là tân tiến tới đâu cũng đều có rủi ro gặp lỗi. Vậy nên các doanh nghiệp cần thiết lập Business Continuity Plan (BCP - tạm dịch: Kế hoạch kinh doanh liên tục) để dự phòng và ứng phó với rủi ro, đặc biệt là các rủi ro về công nghệ. “ERP kết nối tất cả các phòng ban, vậy nên chỉ một mắt xích nhỏ gặp lỗi thôi cũng khiến cả hệ thống bị tê liệt”. Lỗi trên ERP có thể khiến cả doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài chính - Kế toán sẽ là phòng bạn chịu trách nhiệm xây dựng BCP cho doanh nghiệp. Một phương án dự phòng là chuẩn bị sẵn các file Excel để các bộ phận tạm thời nhập dữ liệu thủ công. Sau khi ERP hồi phục sẽ đối chiếu và đẩy lại dữ liệu lên hệ thống. “Muốn thiết lập được hệ thống BCP thì kiến thức nền tảng phải vững. Nếu không vững thì bạn không hiểu thông tin đầu vào từ đâu, đầu ra như thế nào để thiết kế các trường dữ liệu trên Excel cho phù hợp. Nếu thiết kế thừa hoặc thiếu các trường thì 2 hệ thống Excel và ERP không thể “giao tiếp” được với nhau, việc xử lý sau đó vô cùng mất thời gian”.

Người làm Tài chính - Kế toán không phải là người trực tiếp xây dựng các hệ thống công nghệ trong doanh nghiệp. “Các phần việc mang tính kỹ thuật sẽ do bộ phận IT đảm trách, còn Tài chính - Kế toán sẽ đóng vai trò như “kiến trúc sư”: thiết kế bản vẽ để IT xây dựng”. Để thiết kế được “bản vẽ” chi tiết, bạn cần hiểu hệ thống công nghệ, hiểu doanh nghiệp và nắm chắc kiến thức Tài chính - Kế toán. Không thể chỉ đưa ra yêu cầu một cách chung chung, vì IT không trực tiếp sử dụng phần mềm nên họ sẽ không thể biết tường tận các vấn đề như ghi nhận khoản A vào tài khoản nào được.

Các phần việc mang tính kỹ thuật sẽ do bộ phận IT đảm trách, còn Tài chính - Kế toán sẽ đóng vai trò như “kiến trúc sư”: thiết kế bản vẽ để IT xây dựng”

Tóm lại, việc công nghệ thay thế con người đã và đang diễn ra tại bộ phận Tài chính - Kế toán ở các tập đoàn lớn và có khả năng trở thành xu hướng trên diện rộng. Sự cạnh tranh về việc làm ngày càng gia tăng, tuy nhiên, nếu liên tục trau dồi cả kiến thức chuyên môn và công nghệ, bạn vẫn sẽ là một mắt xích “không thể thiếu” trong doanh nghiệp.

3. Người làm Kế - Kiểm - Tài chính nên đối diện ra sao trước những sức ép từ công nghệ?

Theo chị Trang, việc con người có thể bị thay thế bởi công nghệ ở một số công việc trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Tài chính là một thực tế mà dù muốn hay không ta đều phải đối mặt: “Năm dài tháng rộng, nếu sinh viên ra trường chỉ chăm chú làm phần hành mà không nâng cao kiến thức thì đó (việc bị thay thế) là tương lai sẽ xảy ra, dù muốn hay không cũng đều phải chấp nhận”.

Ở một góc độ khác thì việc biết trước xu hướng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho tương lai. Khi các phần hành được thực hiện tự động bởi máy móc, con người sẽ có nhiều thời gian hơn cho các công việc mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Ví dụ như các công việc liên quan tới phân tích, đánh giá, xây dựng chiến lược, ra quyết định. Công nghệ chỉ có thể cung cấp cho ta báo cáo, còn việc sử dụng các dữ liệu đó như thế nào phụ thuộc vào chuyên môn, năng lực của người làm Tài chính - Kế toán. Vậy nên, cần trau dồi đồng thời cả kiến thức chuyên ngành lẫn kiến thức về công nghệ. Trong lĩnh vực Kế - Kiểm - Tài chính, nhân sự có thể trang bị kiến thức thông qua các chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế như ACCA. Bên cạnh các nội dung mang tính kỹ thuật như Kế toán tài chính, ACCA còn cung cấp kiến thức tổng quan về vận hành doanh nghiệp cho tới tư duy chiến lược và quản trị.

>> Tìm hiểu về lộ trình ACCA: TẠI ĐÂY

Chị Trang cho rằng: Trang bị một mindset vững vàng là mấu chốt giúp nhân sự Kế - Kiểm - Tài chính “trụ vững” trước những biến động. “Cần cởi mở hơn với những thay đổi đến từ công nghệ. Đừng mang nỗi sợ là nó sẽ thay thế mình. Vì công nghệ, dù cho mạnh đến cỡ nào, vẫn là do con người xây dựng. Mình vẫn phải làm chủ kiến thức để làm chủ công nghệ. Chứ nếu chỉ biết dùng mà không hiểu thì một ngày nào đó công nghệ tự vận hành, mình sẽ không theo kịp và phải chấp nhận bị đào thải”.

Để lắng nghe thêm những chia sẻ sâu sắc từ chị Võ Thị Yến Trang về xu hướng công nghệ trong lĩnh vực Kế toán -  Kiểm toán - Tài chính, hãy tham gia webinar “Tech-driven Mindset: Reshaping Accounting” vào ngày 15/3/2024 tới đây.

>>> Đăng ký sự kiện ngay: TẠI ĐÂY.