Các phương pháp tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại là một trong những phương pháp tối ưu hóa bộ máy kế toán cho các doanh nghiệp thương mại bằng cách phân công nhiệm vụ chính xác và phân cấp rõ ràng trong tổ chức. Cùng SAPP tìm hiểu chi tiết phương pháp trong bài viết này.

1. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Bộ máy kế toán là mạch máu của mỗi doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Bộ máy kế toán bao gồm cán bộ, nhân viên kế toán và các phương tiện kỹ thuật để thực hiện công tác kế toán và tài chính.

Tổ chức bộ máy kế toán là sự phân công công việc và luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán, từ đó doanh nghiệp có thể đo lường và phân tích tình hình tài chính, cuối cùng đưa ra định hướng phát triển và tăng lợi nhuận.

Hệ thống kế toán – tài chính chặt chẽ giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu chiến lược bao gồm: cung cấp thông tin hỗ trợ sản xuất, kinh doanh, quản trị và đặc biệt đảm bảo hoạt động suôn sẻ dù có thay đổi nhân sự.

Xem thêm: Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Nào Phù Hợp Với Công Ty Bạn?

2. Các yếu tố cần đánh giá khi xây dựng tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Cơ sở quan trọng nhất và căn cứ cho việc xây dựng bộ máy kế toán là khối lượng công tác kế toán. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại có điểm chung là mua hàng hóa trong nước hoặc nhập khẩu để bán lại cho các cửa hàng, đại lý, và người tiêu dùng. Do đó, khối lượng công việc kế toán chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ mua bán hàng, thanh toán, công nợ phải thu, phải trả và quản lý kho.

• Yếu tố thứ nhất, dựa trên các giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán, khối lượng công việc kế toán tại doanh nghiệp thương mại bao gồm: lập chứng từ kế toán từ các giao dịch kinh tế phát sinh; phân loại và sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và hạch toán lên sổ kế toán; xử lý, kiểm soát và lập báo cáo kế toán;
• Thứ hai xét theo mức độ các nghiệp vụ cần ghi chép và phản ánh tại doanh nghiệp thương mại, công việc kế toán tổng hợp không quá phức tạp như ở doanh nghiệp sản xuất xây lắp, nhưng khối lượng công việc thường lớn do nhiều nghiệp vụ kinh tế liên tục phát sinh;
• Thứ ba, với các nội dung công việc kế toán chi tiết, nhân viên kế toán cần theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng, sản phẩm hàng hóa theo từng kho, từng nhóm loại sản phẩm và chi tiết tới từng sản phẩm.
• Yếu tố cuối cùng, khi xác định khối lượng công việc kế toán tại các doanh nghiệp thương mại, cán bộ tổ chức kế toán cần quan tâm đến tính mùa vụ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Xem thêm: Cách Lập Kế Hoạch Ngân Sách Doanh Nghiệp Hiệu Quả

3. Xác định lượng công việc để tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Trước tiên, cán bộ phụ trách tổ chức kế toán đánh giá và ước tính khối lượng công việc dựa trên tính chất hoạt động kinh doanh, mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, quan điểm quản lý, biên chế, trình độ lao động và trang bị kỹ thuật hiện có. Sau đó, họ phân nhóm và phân luồng các nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh để thực hiện công tác kế toán hiệu quả.

Khối lượng công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại tập trung chủ yếu vào nghiệp vụ mua bán hàng, thanh toán, công nợ phải thu và phải trả, cũng như quản lý kho hàng. Các giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán bao gồm:

• Lập chứng từ kế toán;
• Phân loại và sắp xếp thông tin;
• Xử lý số liệu để lập báo cáo kế toán;

Nhìn chung, công tác kế toán tổng hợp tại doanh nghiệp thương mại không quá phức tạp, nhưng khối lượng công việc thường lớn do sự liên tục của nghiệp vụ kinh tế. Các nội dung kế toán chi tiết bao gồm theo dõi công nợ theo đối tượng khách hàng, hàng hóa theo từng kho và nhóm loại sản phẩm, cũng như theo từng sản phẩm cụ thể.

Khi xác định khối lượng công việc kế toán, cán bộ tổ chức kế toán cũng cần xem xét tính mùa vụ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp cũng như nội dung công việc của kế toán phần hành như:

• Công việc của kế toán mua hàng bao gồm ghi chép và xử lý các chứng từ mua hàng, theo dõi chi tiêu và hạch toán hàng nhập khẩu;
• Kế toán bán hàng thực hiện ghi chép và xử lý các chứng từ bán hàng, theo dõi thu nhập và hạch toán các khoản giảm giá, khuyến mãi và trả hàng;
• Kế toán tiền mặt ghi chép và kiểm tra các giao dịch tiền mặt hàng ngày, bao gồm thu, chi, nộp và rút tiền;
• Kế toán công nợ ghi chép và quản lý công nợ phải thu và phải trả;
• Kế toán kho ghi chép và kiểm soát hoạt động nhập xuất hàng hóa và quản lý hàng tồn kho.

4. Các loại mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho công ty thương mại

Các doanh nghiệp thương mại với đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng, thường cần xây dựng hệ thống kế toán riêng tại từng đơn vị này, song song với phòng kế toán trung tâm.

Quyết định về hình thức tổ chức mô hình kế toán phụ thuộc vào đặc điểm phân quyền quản lý, trang thiết bị và điều kiện kinh doanh của từng đơn vị phụ thuộc. Có thể lựa chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp tùy theo sự phù hợp và hiệu quả.

4.1. Sử dụng mô hình tập trung tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Trong mô hình này, toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán trung tâm tại văn phòng công ty hoặc tổng công ty, và các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng. Mô hình này được ưa chuộng bởi những ưu điểm sau đây:

• Mô hình giúp đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức công tác kế toán;
• Mang đến sự tập trung lãnh đạo, khả năng kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời;
• Ngoài ra, mô hình còn giúp tiết kiệm chi phí.

Bên cạnh đó, mô hình kế toán tập trung cũng có một số nhược điểm:

• Mô hình không đáp ứng đúng thời gian cung cấp thông tin cần thiết cho các đơn vị trong cùng tổ chức nếu hoạt động kinh doanh được thực hiện trên diện rộng;
• Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân viên kế toán ít, dẫn đến sự phụ thuộc và hướng dẫn trực tiếp từ kế toán trưởng cho các nhân viên kế toán trong hệ thống kế toán.

4.2. Sử dụng mô hình phân tán tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Mô hình này thường được áp dụng trong các đơn vị quy mô lớn, hoạt động phân tán, đặc biệt là khi chưa có sự trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại hoặc khi tổ chức có sự phân cấp quản lý toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc.

Mô hình phân tán bộ máy kế toán bao gồm kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc, mỗi nơi có sổ kế toán riêng và bộ máy nhân sự tương ứng. Trong thực tế, doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức rất đa dạng, vì vậy bộ máy kế toán thường kết hợp giữa mô hình tập trung và phân tán với mức độ linh hoạt và thích ứng khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng đơn vị.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có ưu điểm là:

• Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các đơn vị phụ thuộc về tình hình sản xuất kinh doanh;
• Tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc có khả năng tự quản lý và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kế toán của riêng mình.

Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là:

• Yêu cầu số lượng nhân viên kế toán lớn, dẫn đến bộ máy kế toán trở nên cồng kềnh và phức tạp hơn;
• Cần đảm bảo sự đồng bộ và chính xác giữa các đơn vị phụ thuộc để tránh sai sót và sự không nhất quán trong quá trình ghi chép và báo cáo kế toán.

4.3. Kết hợp giữa 2 mô hình tập trung và phân tán

Mô hình kết hợp này thích hợp cho các doanh nghiệp thương mại với số lượng phần hành kế toán chưa quá lớn và tính chất phức tạp ở mức vừa phải. Các doanh nghiệp thương mại nên tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính (KTTC) và KTQT dựa trên từng phần hành kế toán.

Theo hình thức này, kế toán viên có thể thực hiện cả KTTC và KTQT cho phần hành kế toán mà họ đảm nhận. Các nội dung chung của KTQT như thu thập, phân tích thông tin để lập dự toán và hỗ trợ quyết định trong quản trị doanh nghiệp có thể được bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng.

Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và phân tán là việc phân công công tác kế toán một cách hợp lý cho các đơn vị phụ thuộc giúp khắc phục một số nhược điểm của hai mô hình trước đó, bao gồm việc không cập nhật thông tin kịp thời và khối lượng công việc lớn.

Tuy nhiên, mô hình tổ chức này cũng có một số nhược điểm: do kết hợp cả hai mô hình nên công kềnh và yêu cầu nhiều nhân lực để đảm nhận các vị trí công việc khác nhau. Điều này có thể tạo ra một hệ thống phức tạp và khó quản lý, đặc biệt khi số lượng và quy mô

5. Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán trong công ty thương mại

Bên cạnh một hệ thống kế toán chặt chẽ, chất lượng nhân sự cũng là yếu tố quan trọng để tổ chức bộ máy kế toán được hiệu quả.

5.1. Đối với người đứng đầu doanh nghiệp, ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, bố trí nhân sự kế toán, bố trí người làm kế toán trưởng, và chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Họ cũng chịu trách nhiệm trực tiếp về hậu quả của những sai phạm kế toán do mình gây ra và chịu trách nhiệm liên đới đối với sai phạm do người khác gây ra trong phạm vi trách nhiệm quản lý của mình (Điều 50, Luật kế toán số 88/2015/QH13).

Tuy nhiên, hiện nay, có một số chủ doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định về kế toán và thuế, đặc biệt là trong nhóm các doanh nghiệp siêu nhỏ và SME. Việc nâng cao năng lực quản trị tài chính và kế toán của đội ngũ lãnh đạo, giám đốc, người điều hành và chủ doanh nghiệp là vô cùng cần thiết và khẩn trương.

5.2. Đối với cấp phòng ban

Kế toán trưởng (KTT) hoặc trưởng phòng/ban/bộ phận kế toán có trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức và phân công chức năng, nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng kế toán. Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán cần dựa trên cơ sở khoa học, hiệu quả và tránh sự chồng chéo các chức năng và nhiệm vụ giữa các kế toán viên (KTV), nhằm đảm bảo công việc được tiến hành một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Xây dựng đội ngũ nhân sự đòi hỏi xác định số lượng và chất lượng của các KTV trong từng phần hành kế toán và phân công cho từng người vào vị trí công việc phù hợp. Trong các phần nội dung nghiệp vụ tương tự và có khối lượng công việc ít, KTT có thể phân công một nhân viên kế toán kiêm nhiệm, ví dụ như phân hệ kế toán tài sản cố định, vật tư, hàng hóa. Ngược lại, với các phần hành có khối lượng công việc lớn như bộ phận mua hàng và quản lý công nợ phải trả, bán hàng và quản lý công nợ phải thu, doanh nghiệp cần bố trí nhiều KTV để đảm bảo chất lượng công việc.

5.3. Liên tục nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ kế toán

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, cùng với sự thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh và chính sách kế toán, thuế, đòi hỏi đội ngũ nhân sự kế toán phải liên tục học hỏi, phát triển và nâng cao tay nghề.

Đào tạo nhân sự không chỉ giúp nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng của nhân viên, mà còn tạo đam mê và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp thương mại cần xây dựng quy chế, chế độ đào tạo và đãi ngộ phù hợp để phát triển năng lực của đội ngũ kế toán và giữ chân những nhân sự giỏi.

Đội ngũ nhân sự Kế toán – Tài chính có thể trau dồi nghiệp vụ chuyên môn đồng thời xây dựng vị thế trong tổ chức và mở ra cơ hội thăng tiến nghề nghiệp bằng CMA Certification – chuẩn mực toàn cầu cho các nhà quản trị tài chính và kế toán quản trị. Nội dung khóa học CMA tại SAPP sẽ cung cấp kiến thức về hoạch định tài chính, quản trị hoạt động và quản trị chiến lược bám sát thực tế để nhân sự có thể áp dụng ngay vào công việc hiện tại.