#Thông Tin Chi Tiết Về Các Loại Hồ Sơ Kế Toán Doanh Nghiệp

Trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, hồ sơ kế toán đóng vai trò quan trọng, giúp ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác về mọi giao dịch tài chính. Những thông tin trong hồ sơ kế toán không chỉ là cơ sở dữ liệu quan trọng cho quyết định quản lý mà còn là tiêu chí đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Cùng SAPP Academy tìm hiểu chi tiết về các loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp hỗ trợ công tác quản lý và đảm bảo sự minh bạch trong tài chính. 

1. Hồ sơ kế toán doanh nghiệp là gì?

Hồ sơ kế toán doanh nghiệp là tổng hợp tất cả giấy tờ và hiện vật liên quan đến các giao dịch kinh tế và tài chính đã hoàn thành. Trong đó, giấy tờ bao gồm hồ sơ, sổ sách, chứng từ và hợp đồng kinh tế, trong khi hiện vật có thể là vật minh chứng về giao dịch kinh tế như vé di chuyển…. Hồ sơ kế toán không chỉ là công cụ quản lý thông tin tài chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu của quản lý và các bên liên quan khác.

Xem thêm: #7+ Nguyên Tắc Kế Toán Cơ Bản Nhưng Quan Trọng Bạn Phải Biết

2. Các loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp

2.1. Liên quan đến hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý là một phần quan trọng và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và giúp tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số loại giấy tờ pháp lý cụ thể mà mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Xác nhận việc doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động kinh doanh với cơ quan quản lý địa phương. Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin chủ sở hữu.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Chứng nhận sự hợp pháp của việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm số giấy phép, ngày cấp, thời gian hiệu lực và điều kiện kinh doanh.
• Giấy đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Xác nhận phương pháp tính trích khấu hao cho tài sản cố định của doanh nghiệp. Bao gồm danh sách tài sản cố định, giá trị mua ban đầu, phương pháp trích khấu hao được áp dụng, tỷ lệ trích khấu hao, và thời gian trích khấu hao.
• …

2.2. Liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Phân hệ tiền mặt của doanh nghiệp đòi hỏi một loạt các hồ sơ kế toán để quản lý và theo dõi tình hình tài chính. Dưới đây là danh sách chi tiết các hồ sơ cần có:

• Phiếu Thu: Mô tả các khoản thu nhập từ các giao dịch kinh doanh, bao gồm thông tin về người nộp tiền và lý do thu.
• Phiếu Chi: Ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp, bao gồm thông tin về đối tác và mục đích chi trả.
• Giấy Đề Nghị Thanh Toán: Chứng từ đề xuất thanh toán cho các khoản nợ hoặc các dịch vụ đã sử dụng, liên quan đến các giao dịch cụ thể.
• Giấy Đề Nghị Tạm Ứng: Ghi lại các yêu cầu tạm ứng tiền mặt từ doanh nghiệp để hỗ trợ chi tiêu tạm thời.
• Giấy Báo Nợ và Giấy Báo Có: Bảng kê các khoản nợ phải trả và các khoản có được nhận, giúp theo dõi các khoản phải thu và phải trả.
• Séc: Ghi chép thông tin về các giao dịch thanh toán sử dụng séc, bao gồm số séc, ngày phát hành và người nhận thanh toán.
• Sao Kê Ngân Hàng: Bản sao các giao dịch tài chính của doanh nghiệp từ ngân hàng, giúp kiểm tra và cân nhắc các giao dịch trong tài khoản ngân hàng.
• …

2.3. Liên quan đến mua hàng, bán hàng

Các hồ sơ kế toán doanh nghiệp liên quan đến phân hệ mua hàng, bán hàng đòi hỏi sự chú ý đặc biệt vào nhiều chi tiết để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra mượt mà và minh bạch: 

• Hóa đơn GTGT đầu ra: Mô tả chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bán. Chứng minh số tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp cho cơ quan thuế.
• Hóa đơn GTGT đầu vào: Ghi rõ thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua từ người bán. Chứng minh số tiền thuế GTGT bạn có quyền khấu trừ.
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: Thể hiện lượng hàng hóa đã được nhập vào hoặc xuất khỏi kho. Đặc tả chính xác về số lượng, chất lượng và giá trị của sản phẩm.
• Tờ khai hải quan: Cần khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia. Chứng minh thông tin về nguồn gốc, loại hàng hóa và các chi phí liên quan.
• Bảng báo giá: Hiển thị giá cả và điều kiện kinh doanh cụ thể. Thường được sử dụng trong quá trình thương thảo giá trước khi ký hợp đồng.
• Đơn đặt hàng: Ghi rõ yêu cầu cụ thể về số lượng, chất lượng và điều kiện giao hàng. Tạo cơ sở pháp lý cho quá trình mua bán.
• Hợp đồng kinh tế: Chứng nhận cam kết giữa người mua và người bán. Xác định rõ các điều khoản về giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện thanh toán.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Ghi chép chi tiết về việc chấm dứt hoặc kết thúc hợp đồng. Cung cấp thông tin về lý do và các điều kiện thanh toán cuối cùng.
• Phiếu xác nhận sản phẩm: Xác nhận rằng sản phẩm đã được nhận và đạt chất lượng như mong đợi. Là một bước quan trọng để giải quyết mọi tranh chấp có thể phát sinh.

2.4. Liên quan đến hàng tồn kho

Hàng tồn kho và các hồ sơ kế toán liên quan đến quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp:

• Biên bản Kiểm Kê Hàng Hóa: Mô tả chi tiết về quá trình kiểm kê hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Bao gồm thông tin về tên hàng, đơn vị đo lường, số lượng kiểm kê, giá trị và mô tả tình trạng thực tế của từng mục kiểm kê.
• Bảng Kê Hàng Hóa: Tổng hợp thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp, liệt kê theo từng loại hàng hoặc nhóm hàng. Thường đi kèm với các chi tiết như số lượng tồn, giá trị và các thay đổi trong kỳ kế toán.
• Bảng Phân Bổ Nguyên Vật Liệu, Công Cụ, Dụng Cụ: Chứa thông tin về việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, và dụng cụ trong sản xuất hoặc kinh doanh. Phân loại chi tiêu theo mục đích sử dụng để giúp theo dõi và kiểm soát việc sử dụng tài sản này.
• Quyết Định Giảm Giá Hàng Bán: Thông báo quyết định giảm giá hàng bán, có thể do các chương trình khuyến mãi, chiến lược giảm giá hoặc các sự kiện đặc biệt. Bao gồm thông tin về mức giảm giá, thời gian áp dụng và ảnh hưởng dự kiến đến doanh số bán hàng và lợi nhuận.

2.5. Liên quan đến tiền lương

Phân hệ tiền lương và hồ sơ kế toán doanh nghiệp đòi hỏi sự tổ chức và quản lý chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc thanh toán lương cho nhân viên:

• Quy chế, quy định lương thưởng cho công ty: Bao gồm các quy tắc và điều khoản liên quan đến việc xác định mức lương cơ bản, cơ hội thăng tiến, các chế độ lợi ích và chính sách thưởng phạt. Quy định rõ ràng về việc xử lý các trường hợp nghỉ phép, nghỉ thai sản, và các chính sách khác liên quan đến thu nhập của nhân viên.
• Bảng chấm công: Ghi chép chi tiết về giờ làm việc của từng nhân viên trong khoảng thời gian cụ thể. Cần được duyệt xác nhận bởi quản lý để đảm bảo tính chính xác và tránh những tranh chấp về thời gian làm việc.
• Bảng thanh toán tiền lương: Liệt kê chi tiết về các khoản thu nhập và khấu trừ cho mỗi nhân viên. Bao gồm các thông tin như lương cơ bản, các khoản thưởng, các khoản trợ cấp và các khấu trừ như thuế thu nhập, BHXH, BHYT, BHTN.
• CCCD/CMND của công, nhân viên: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của nhân viên cần được sao chép và lưu trữ đầy đủ. Điều này giúp xác minh danh tính của nhân viên và là một yếu tố quan trọng khi thực hiện các quy trình liên quan đến thuế và bảo hiểm xã hội.

2.6. Liên quan đến chi phí

Về chi phí doanh nghiệp, hồ sơ kế toán thường bao gồm các khoản liên quan đến công tác phí, thuê nhà, thuê văn phòng, thuê xe… Cụ thể:

• Hồ sơ Công Tác Phí: Ghi chép chi phí liên quan đến công tác như chi phí đi lại, ăn uống và các chi phí khác phát sinh trong quá trình công tác. Bao gồm hóa đơn, biên lai và các tài liệu chứng minh chi tiêu hợp lệ.
• Hồ sơ Thuê Nhà và Văn Phòng: Chứa thông tin về hợp đồng thuê nhà và văn phòng. Ghi chép các khoản thanh toán thuê, cùng với các chi phí phát sinh khác như chi phí bảo trì, tiện ích và các chi phí liên quan.
• Hồ sơ Thuê Xe: Bao gồm thông tin về hợp đồng thuê xe và các chi phí liên quan như xăng, bảo dưỡng và bảo hiểm. Ghi chép các thanh toán và các tài liệu liên quan đến việc sử dụng xe cho mục đích công việc.
• Hồ sơ Chi Phí Khác: Bao gồm các chi phí khác không thuộc các danh mục trên, như chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu và phát triển và các chi phí phát sinh khác. Chứa thông tin về các hóa đơn, biên lai, và các tài liệu hỗ trợ khác.

Xem thêm: # Phiếu Kế Toán Là Gì? Mẫu Phiếu Kế Toán Tổng Hợp Và Kết Chuyển

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp

3.1. Loại hồ sơ cần phải lưu trữ

Một số loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần được lưu trữ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán như sau:

• Chứng từ kế toán: Bao gồm các hóa đơn, biên lai, chứng từ giao dịch và các giấy tờ khác liên quan đến các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Đây là bước cơ bản để xác nhận và chứng minh tính chính xác của các giao dịch kế toán.
• Sổ chi tiết, sổ tổng hợp: Sổ chi tiết ghi chép chi tiết từng khoản giao dịch, trong khi sổ tổng hợp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn để cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính. Dùng để theo dõi và phân tích các hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính: Bao gồm bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền và báo cáo lợi nhuận và lỗ. Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Báo cáo quyết toán ngân sách: Ghi chép kết quả thực tế so với kế hoạch ngân sách đã đặt ra. Hỗ trợ quản lý tài chính và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp theo các mục tiêu ngân sách.
• Báo cáo liên quan đến thanh tra, kiểm tra: Bao gồm các báo cáo liên quan đến quá trình thanh tra và kiểm tra nội bộ. Điều này có thể bao gồm báo cáo về việc tuân thủ chính sách nội bộ và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn.
• Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành: Chứa thông tin về tình hình hoàn thành các dự án, kết quả và chi phí thực tế so với dự kiến.
• Báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản: Liên quan đến việc kiểm tra và đánh giá giá trị của tài sản doanh nghiệp. Cung cấp thông tin quan trọng để đảm bảo tính chính xác của bảng cân đối kế toán.

3.2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp

Thời hạn lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin của doanh nghiệp và các loại hồ sơ thường có thời hạn lưu trữ khác nhau tùy thuộc vào tính chất và ý nghĩa của chúng. Dưới đây là các loại hồ sơ và thời hạn lưu trữ tối thiểu khác nhau:

• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm: Các hồ sơ không sử dụng để lập báo cáo và ghi sổ kế toán như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi,…
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm:
  • Các chứng từ liên quan trực tiếp đến việc lập báo cáo tài chính và ghi sổ của doanh nghiệp như Hóa đơn giá trị gia tăng, tờ khai hải quan,…
  • Các hồ sơ liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định.
  • Hồ sơ, tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu vĩnh viễn:
  • Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn lưu trữ hồ sơ trên 10 năm và cho đến khi hồ sơ kế toán bị hư hại (hủy hoại) tự nhiên.
  • Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, hồ sơ kế toán cần lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu có ý nghĩa quan trọng về mặt an ninh, quốc phòng.
  • Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà nước, tài liệu bao gồm báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, các tài liệu có tính chất, ý nghĩa liên quan đến an ninh quốc phòng.

Những thông tin chính xác và đầy đủ từ hồ sơ kế toán doanh nghiệp không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quyết định chiến lược và phát triển bền vững trong thị trường kinh doanh ngày nay. Điều này là quan trọng không chỉ đối với sự ổn định nội bộ mà còn để giữ vững uy tín và lòng tin của các bên liên quan đến doanh nghiệp.