Kiểm Toán Tiền - Tất Tần Tật Về Thủ Tục Kiểm Toán Tiền

Trong ngành kế-kiểm, kiểm toán tiền là phần hành khá đơn giản và ít rủi ro, thường được thực hiện bởi thực tập sinh hoặc người mới đi làm. Tuy nhiên, bạn có chắc mình biết tất cả các thủ tục, cũng như các lưu ý về công việc này? Hãy cùng SAPP Academy tìm hiểu nhé.

1. Tìm hiểu về tiền và tương đương tiền

Trước khi đi vào kiểm toán tiền, một định nghĩa cơ bản chúng ta cần hiểu là tiền và tương đương tiền. Đây là hai trong số các chỉ tiêu quan trọng cần được biết đến trong bảng cân đối kế toán.

Tiền là chỉ tiêu phản ánh tất cả số tiền mà doanh nghiệp đang sở hữu tại thời điểm báo cáo. Cụ thể, nó bao gồm: tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn và tiền đang chuyển.

Tương đương tiền là chỉ tiêu phản ánh các khoản đầu tư ngắn hạn, bao gồm tiền gửi và các khoản đầu tư khác mà doanh nghiệp sở hữu, với thời hạn thu hồi không quá 90 ngày kể từ ngày đầu tư. Ngoài ra, trong thời gian lập báo cáo, nếu các khoản được phản ánh ở tài khoản khác thỏa mãn với khái niệm tương đương tiền, các khoản đó sẽ được phép trình bày trong các khoản tương đương tiền. 

2. Các hồ sơ, tài liệu cần có trước khi kiểm toán tiền

2.1. Chứng kiến kiểm kê (Physical observation)

Chứng kiến kiểm kê (Physical observation) là thủ tục đầu tiên trước khi kiểm toán tiền. Khi thực hiện công việc này, người kiểm toán viên cần quan sát thủ quỹ đếm tiền, nhưng không được động vào tiền để tránh những liên quan nếu có sai sót hoặc mất mát.

Sau khi hoàn thành thủ tục, chúng ta cần lập biên bản kiểm kê bao gồm chữ ký của kế toán trưởng, thủ quỹ và người chứng kiến kiểm kê. Lưu ý rằng trong khi kiểm kê, bạn cần ghi chép toàn bộ quá trình, bao gồm tham quan kho xưởng, cách sắp xếp hàng hóa đánh giá bề ngoài,... Ngoài ra, bạn cũng cần tính toán số lượng hàng tồn, hàng hết hạn và giá trị sử dụng của chúng.

2.2. Đối chiếu số dư (Reconciliation)

Sau chứng kiến kiểm kê, việc tiếp theo cần làm là đối chiếu số dư (Reconciliation). Bạn cần lấy số dư đã được ghi trên sổ kế toán và lọc trên bảng cân đối thử ra các tài khoản. Sau đó, so sánh số dư trên sổ phụ ngân hàng và lưu file để tiến hành kiểm tra số liệu, tránh các sai lệch về số liệu. 

2.3. Thủ tục đánh giá lại (Revaluation)

Ở bước này, bạn cần quy đổi các số dư ngoại tệ sang đơn vị VNĐ để làm Báo cáo tài chính. Khi làm công việc này, bạn cần check website của ngân hàng để lấy tỷ giá mua vào, không phải tỷ giá bán ra. Sau đó, nhân ngoại tệ với tỷ giá quy đổi rồi tiến hành so sánh kết quả vừa nhận được với số dư đã lưu của kế toán để tìm ra sai sót (nếu có).

2.4. Thủ tục gửi thư xác nhận (Confirmation)

Để làm được công việc gửi thư xác nhận (confirmation), bạn cần xác định được số dư trên sổ, tên và địa chỉ các ngân hàng mà doanh nghiệp đã mở tài khoản. Sau đó, bạn sẽ điền thông tin và gửi thư xác nhận để đối chiếu với các ghi chép của kế toán.

Trong bước này, nếu trong 3 lần gửi mà vẫn không nhận được thư về, bạn nên cân nhắc mức độ trọng yếu của mục đó để xem có thể bỏ qua, hay cần lựa chọn thủ tục thay thế.

2.5. Thủ tục cut-off (Test Cut-off)

Ở thủ tục cut-off, bạn sẽ lọc ra những giao dịch giữa 2 ngân hàng trong những ngày cuối năm trước và đầu năm sau được ghi nhận trong sổ kế toán. Sau đó, bạn cần đối chiếu giao dịch với sao kê ngân hàng để tìm ra những nhầm lẫn (nếu có) giữa 2 năm.

2.6. Một số thủ tục khác

Ngoài những thủ tục đã được liệt kê, kiểm toán tiền còn bao gồm một số thủ tục khác như:

• Điều tra và giải thích các biến động số dư tài khoản tiền mặt;
• Thực hiện kiểm tra các khoản thu chi theo từng tháng, đảm bảo các nghiệp vụ chi tiết trùng khớp với số dư;
• Kiểm tra những thay đổi về số dư tiền gửi ngân hàng trong kỳ, dựa trên các thông tin khác nhau để xem xét tính hợp lý của tài khoản;
• Đối chiếu số dư đầu kỳ với sổ sách năm trước;
• Lập bảng điều giải số dư cuối kỳ trên sổ sách kế toán, sau đó so sánh với giấy báo ngân hàng;
• Thực hiện thử nghiệm khóa sổ đúng kỳ chọn mẫu nghiệp vụ tiền mặt và các khoản tiền đang chuyển trước và sau ngày kết thúc niên độ;
• Kiểm tra các nghiệp vụ thu chi tiền có số liệu phát sinh lớn xảy ra gần ngày kết thúc niên độ.

3. Những lưu ý khi kiểm toán tiền

Dưới đây là một số lưu ý khi kiểm toán tiền:

• Luôn nhớ việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ để tránh gian lận;
• Kiểm tra một số nghiệp vụ bất thường; 
• Trong thủ tục gửi thư xác nhận, hãy lưu ý rằng kiểm toán viên phải tiến hành gửi thư và gửi quay lại bằng địa chỉ công ty mà không qua khách hàng.

4. Một số kinh nghiệm kiểm toán tiền với giảng viên SAPP Academy

Câu 1: Kiểm toán phần hành tiền được cho là khá ít đơn giản và rủi ro. Anh có thể cho biết lý do không ạ?

Một lý do khá đơn giản cho việc này là tiền thì sờ được đếm được. Tiền gửi ngân hàng thì lại càng ít có rủi ro, vì ngân hàng rất ít khi có sai sót. Chính vì vậy, kiểm toán hành tiền thường được giao cho các bạn sinh viên mới đi làm hoặc thực tập sinh kiểm toán viên.

Câu 2: Anh có thể chia sẻ 1 kinh nghiệm kiểm toán phần hành tiền lần đầu tiên của mình không?

Công việc kiểm toán phần hành tiền đầu tiên là ở khách sạn, có lẽ hơi khác một chút so với công việc kiểm toán hành tiền thông thường. Do đặc thù kinh doanh, tiền khách sạn thường có nhiều đơn vị đến từ nhiều quốc gia khác nhau như: Đô la Mỹ, Nhân dân tệ,... Vì thế, sau khi đối chiếu, cần quy đổi ra tiền Việt để soạn báo cáo tài chính. Bạn cần dùng tỷ giá của Ngân hàng mà khách sạn sử dụng để quy đổi giá trị tiền.

Câu 3: Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán, anh cần thu thập những tài liệu gì?

Để tiến hành, các bạn cần thu thập đầy đủ tài liệu kiểm toán bao gồm:

• Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản tiền;
• Sổ phụ, sổ quỹ, biên bản kiểm quỹ;
• Các chứng từ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Câu 4: Theo anh, các bạn sinh viên cần rèn luyện những kỹ năng gì cho công việc?

• Đối xử nhẹ nhàng với khách hàng: Các bạn nên tổng hợp các chứng từ cần thiết rồi xin khách hàng 1 thể, tránh hỏi họ quá nhiều. 
• Biết quan sát và giao tiếp khéo léo: Các bạn hãy để ý các kiểm soát phần tiền có nhiều người kiểm soát không, tiền có để chỗ ít người qua lại không, có phân công phân nhiệm không,...
• Thành thạo phím tắt trên Excel & Word: Ví dụ như Lọc là Alt A T, dãn cách cột là Alt H O I, lùi số thập phân là Alt H 9,... sau đó là các phím tắt chỉnh màu, chỉnh dòng.
• Tinh thần học hỏi cao: Cái gì không hiểu thì phải hỏi ngay chứ đừng giấu dốt. Một điểm thuận lợi trong môi trường kiểm toán là chúng ta có nhiều người trẻ nên rất dễ chia sẻ, các bạn hãy tận dụng điều đó.

5. Kết luận

Qua bài viết trên, SAPP mong rằng các bạn đã nắm rõ một số khái niệm và thủ tục về kiểm toán tiền, cũng như một số kinh nghiệm cần thiết khi làm công việc này. Chúc các bạn thành công!

Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/sapp.edu.vn